Ordnung im digitalen Fotoarchiv – ein praktischer Leitfaden
Fotografieren ist heute kinderleicht und weil digitale Bilder quasi nichts kosten, entstehen schnell hunderte und tausende Bilddateien. Anfangs findet man sie noch schnell wieder, aber schon nach wenigen Jahren vergeht mehr Zeit mit der Sucherei als der Aufwand für eine systematische Ablage gekostet hätte. Natürlich ist hierfür zunächst zusätzliche Arbeit erforderlich, aber digitale Fotos systematisch zu ordnen macht sich schnell bezahlt.
Was zeichnet eigentlich ein gutes Foto aus? Der berühmte Fotograf Henri Cartier-Bresson (1908 - 2004) brachte es so auf den Punkt:
„Ein gutes Foto ist ein Foto, auf das man länger als eine Sekunde schaut.“
Nur mit Bordmitteln des Betriebssystems und freier Software
Es gibt natürlich spezielle Programme zur Verwaltung digitaler Bildbestände. Aber falls die eingesetzte Software nicht mehr weiter entwickelt oder vom Betriebssystem nicht mehr unterstützt wird, steht man vor einem großen Problem. Lassen sich die Daten überhaupt in andere Programme importieren? Wieviel manuelle Nachbearbeitung wird dazu notwendig sein? Mein Ansatz für das Betriebssystem Windows basiert auf Standardprogrammen und freier Software: XNView MP, LibreOffice und PSPad.
Thematische oder chronologische Dateiablage – wie macht man es richtig?
Digitale Bilder lassen sich prinzipiell einfach auf dem Computer archivieren und können dann schnell wiedergefunden werden können. Voraussetzung ist allerdings eine konsequente Ablage mit System.
Grundsätzlich können Digitalfotos thematisch nach Kategorien oder chronologisch sortiert werden. Mögliche Kategorieordner könnten Tiere, Landschaften, Pflanzen, Personen oder Urlaub sein. Die Zuordnung erfolgt subjektiv und manche Fotos können gleichzeitig mehreren Kategorien zugeordnet werden, was in der Praxis schnell zu Problemen führt. Die naheliegende Lösung Kopien des Bildes in jeder Kategorie zu speichern ist umständlich und auf Dauer ungeeignet.
Einen zentralen Ablageort für Digitalfotos auf dem Computer einrichten
Wesentlich einfacher ist dagegen eine chronologische Dateiablage mit Ordnern für Jahre und Monate. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf das Betriebssysten Windows, für andere Systeme gelten die nachfolgenden Infos in ähnlicher Weise.
Ich speichere alle meine die Fotos auf dem Laufwerk D: im Ordner foto mit den Unterordnern für die Jahre. Jeder Jahresordner enthält die Unterordner "01" ... "12" für die Monate Januar bis Dezember.
Es entsteht also eine flache Ordnerstruktur mit nur 3 Ebenen die einfach und zukunftssicher ist.
- 1. Ebene: Hauptordner foto für alle Digitalfotos
- 2. Ebene: Jahresordner mit der vierstelligen Jahreszahl
- 3. Ebene: Monatsordner mit der zweistelligen Monatszahl
Aussagekräftige und einzigartige Dateinamen für digitale Fotos nutzen
Die von der Kamera automatisch erzeugten Dateinamen enthalten lediglich fortlaufende Nummern. Diese sind nicht aussagekräftig und für das Wiederfinden von Fotos völlig ungeeignet. Alle Bilder müssen deswegen nach einem klar gegliederten und einfach zu verstehendem Schema umbenannt werden. Neben den wichtigsten Begriffen zum Bildinhalt sind Aufnahmedatum und -zeit ein zentrales Attribut, um Bilder später wieder leicht zu zufinden.
Digitalkameras registrieren Aufnahmedatum und -zeit automatisch in den EXIF-Daten direkt in der Bilddatei. Mit diesen Daten erfolgt nun die automatische Umbenennung.
Bild-Dateien automatisch massenweise und strukturiert umbenennen
Ein manuelles Umbenennen ist nicht nötig, da viele Programme diese monotone Arbeit für viele Bilder in einem Rutsch erledigen. Am Beispiel des Grafikprogramm XNView MP kann über die Menüfolge Werkzeuge > Stapel umbennen oder per rechtem Mausklick auf ausgewählte Dateien mit dem Schema:
{META:CreateDate[y-m-d@HMS]}_a-b-c
aus den ursprünglichen, aber nichtssagenden Dateinamen der Kamera
img2547.raw
img2548.raw
img2549.raw
zunächst
25-08-12@081558_a-b-c.raw
25-08-17@204703_a-b-c.raw
25-08-25@153647_a-b-c.raw
erzeugt werden.
Aus diesen schematisch benannten Dateien müssen schließlich die Attribute a, b und c und eventuell weitere manuell für jedes Bild durch passende individuelle Bezeichnungen ersetzt werden. Übrigens: Dateinamen mit vierstelligen Jahreszahlen lassen sich nachträglich einfach mit dem Schema 19{Filename} ergänzen.
Zeitbasiertes und informatives Namensschema anwenden
Das allgemeine Schema lautet:
JJ-MM-TT@hhmmss_attribut1-[attribut2]-...-ort.ext
Aus der Bennennung lassen sich die wichtigsten W-Fragen beantworten und der vollständige Pfad ist aus der Datumsangabe ablesbar.
Aus dem am 17. August 2024 um 14:12:39 aufgenommenen img2547.jpg wird dann
24-08-17@141239_schiff-atlantis-helgoland.jpg
welches in der Ordnerhierachie D | foto | 2024 | 08 liegt.
Nach den Attributen steht gewöhnlich der Ort und dann die Dateiendung.Für die Reihenfolge der Attribute nutze ich oft das Schema: Motiv-Kontext-Ort, also
JJ-MM-TT@hhmmss_motiv-kontext-ort.ext
Bezeichnungen in der Einzahl und Verben in der Grundform erleichten das Wiederfinden von Digitalfotos, also maus statt maeuse etc..
Das Aufnahmedatum (im Format Jahr-Monat-Tag) am Anfang des Dateinamnes hat zudem den Vorteil, dass man die Dateien automatisch chronologisch sortiert im Dateisystem angezeigt bekommt.
Natürlich muss auf der Kamera stets die richtige Uhrzeit eingestellt ist. Ich überprüfe die Systemzeit deshalb nach einigen Wechseln des Akkus.
Grundregeln für passende Dateinamen für Digitalfotos
Für die Dateinamen gilt: So kurz wie möglich, aber so lang wie nötig. Der Dateiname sollte die wesentlichen Inhalte beschreiben und das Aufnahmedatum enthalten. Maximale Länge: 255 Zeichen. Es ist eine gute Idee Umlaute und Sonderzeichen zu vermeiden, da diese auf einigen Systemen Probleme bereiten. Ich verwende nur Kleinbuchstaben und die Ziffern 0 bis 9. Das @-Zeichen bildet eine Ausnahme, wird aber nur zur Trennung zwischen Datum und Uhrzeit genutzt.
Jedes Digitalfoto braucht einen eindeutigen Dateinamen, der auch nur einmal existiert. Theoretisch lassen sich dann alle Bilder in einen einzigen Ordner kopieren, ohne sich gegenseitig zu überschreiben.
Ordnerschema auf Laufwerk D:
foto ├───2023 ├───2024 │ ├───01 │ ├───02 │ ├───03 │ ├───04 │ ├───05 │ ├───06 │ │ ├─ 24-06-12@081558_weisses-pony-wiehern-karlsruhe.jpg │ │ ├─ 24-06-17@204703_feld-reh-freiburg.jpg │ │ ├─ 24-06-25@153647_kirche-wetterhahn-kelsterbach.jpg │ ├───07 │ ├───08 │ ├───09 │ ├───10 │ ├───11 │ └───12 └───2025
Digitalfotos schnell und einfach wiederfinden
Jetzt sind die Voraussetzungen erfüllt, um Bilder nach verschiedenen Suchkriterien ohne Spezialprogrammen mit dem Explorer oder XNView schnell zu finden. Dazu einige Beispiele:
- Alle Bilder eines Motives, z.B. Erdbeere über die Zeichenkette erdbeere
- Alle Bilder eines Monats für beliebige Jahre, z.B. Juli über die Zeichenkette -07-
- Alle Bilder eines Tages für beliebige Jahre, z.B. 14. Juni über die Zeichenkette 06-14@
- Alle Bilder mit einer Aufnahmezeit von 4 Uhr nachmittags über die Zeichenkette @16
- Alle Bilder die an einem Ort enstanden, z.B. Hamburg über die Zeichenkette -hamburg.
Bilddateien automatisch das Aufnahmedatum zuweisen
XNView MP bietet einen sehr nützlichen Befehl, um Bilddateien nach der Bearbeitung das Datum der Aufnahme zurück zu geben. Einfach den ausgewählten Dateien über die Menüfolge Metadaten | Dateidatum und -uhrzeit ändern... | Neuer Wert > EXIF: Aufnahmedatum“ | Anwenden auf: (alle Haken ankreuzen) das Ursprungsdatum zuweisen.
Datensicherung durch Synchronisation auf einem anderen Laufwerk
Um einen Datenverlust meiner Bilder zu vermeiden, spiegele ich die Daten regelmäßig auf weiteren Festplatten und zusätzlich auf einem Cloud-Speicherdienst im Internet. Das geflügelte Wort „Kein Backup - Kein Mitleid!“ sollte man ernst nehmen. Das kleine Werkzeug DirSync ist hierfür prima geeignet.
Sicherung der unbearbeiteten RAW-Originaldaten der Digitalkamera
Wichtige Originaldaten im RAW-Format sichere ich zusätzlich im Ordner bild in einer gleichen Ablagestruktur.
bild ├───2023 ├───2024 │ ├───01 │ ├───02 │ ├───03 │ ├───04 │ ├───05 │ ├───06 │ │ ├─ 24-06-12@081558_weisses-pony-wiehern-karlsruhe.raw │ │ ├─ 24-06-17@204703_feld-reh-freiburg.raw │ │ └─ 24-06-25@153647_kirche-wetterhahn-kelsterbach.raw │ ├───07 │ ├───08 │ ├───09 │ ├───10 │ ├───11 │ └───12 └───2025
Praxisbeispiele sinnvoller Dateinamen für Digitalfotos
Es folgt ein Bereich mit 3 aufklappbaren Abschnitten
Beispiel 1 - Urlaub
Foto: Jürgen Eggers
| Kriterium | Wert |
|---|---|
| Was oder wer? | Schiff |
| Wo? | Helgoland |
| Name oder Bezeichnung? | Atlantis |
| Wann wurde fotografiert? | 17. August 2015, 13:15 Uhr - 27 s |
| Dateiname: | 15-08-17@131527_schiff-atlantis-helgoland.jpg |
Beispiel 2 - Ereignis
Foto: Jürgen Eggers
| Kriterium | Wert |
|---|---|
| Was oder wer? | Ronald Reagan |
| Wo? | Bergen-Belsen |
| Name oder Bezeichnung? | Gedenkstätte |
| Wann wurde fotografiert? | 5. Mai 1985, 11:34 Uhr - 32 s |
| Dateiname: | 85-05-05@113432_ronald-reagan-gedenkstaette-bergen-belsen.jpg |
Beispiel 3 - Natur
Foto: Jürgen Eggers
| Kriterium | Wert |
|---|---|
| Was oder wer? | Pilz |
| Wo? | Wald Sunder |
| Name oder Bezeichnung? | Hallimasch |
| Wann wurde fotografiert? | 9. November 2021, 10:25 Uhr 15 s |
| Dateiname: | 21-11-09@102515_pilz-hallimasch-wald-sunder.jpg |
Genauere Charakterisierung mit Typbezeichnern
Einen Schritt weiter geht die Benennung mit einer Sammlung von Kurzbezeichnungen für ausgewählte Typen von Fotos. Dazu am Ende des Dateinamens, aber noch vor der Endung, eine passende Typbezeichnung notieren, die stets mit einem Punkt beginnt. Daher nenne ich sie auch Präsuffix.
Aus technischer Perspektive zählen dazu etwa Langzeitbelichtungen, Makroaufnahmen oder Schwarzweiß-Umwandlungen. Gestalterisch z.B. die Vogel- oder Froschperspektive, spezielle Formate oder Manipulationen am Bildinhalt.
Konkret verwende ich dazu folgende Zuordnung:
| Abkürzung | Bedeutung |
|---|---|
| .1~1 | Quadratisches Bildformat |
| .16~9 | Breitformat 16:9 |
| .ebv | Im Foto deutlich erkennbare Bildbearbeitung |
| .fp | Froschperspektive |
| .icm | Kamera während der Belichtung bewegt |
| .layer | Mehrere Ebenen des gleichen Fotos überlagert |
| .lzb | Langzeitbelichtung |
| .makro | Makro-Aufnahmen |
| .mon | Elemente aus verschiedenen Fotos kombiniert |
| .repro | Reproduktion eines Kunstwerkes etc. |
| .sw | Schwarzweiß-Aufnahmen |
| .uw | Unterwasser-Aufnahme |
| .vp | Vogelperspektive |
| .zoom | Während der Belichtung gezoomt |
Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Natürlich lassen sich noch weitere Typen definieren. Es können auch mehrere Typbezeichner pro Foto notiert werden. Diese notiere ich dann in alphabetischer Reihenfolge.
Es folgt eine Galerie mit 5 Bildern
11-01-23@213254_kreuzung-nacht-mueden.lzb.jpg
16-10-15@194718_praegung-hersteller-loeffel.makro.jpg
18-11-10@153107_zusammenfluss-oertze-wietze-mueden.hdr.jpg
20-11-07@115127_buche-wald-unterluess.zoom.jpg
17-04-30@161415_bluete-loewenzahl.makro.sw.jpg
Metadaten mit Tabellenkalkulation verwalten
Digitale Fotos enthalten neben den reinen Bilddaten (Farbwerte der einzelnen Pixel) weitere technische Informationen wie Belichtungszeit, Blende, ISO und Kameratyp. Semantische Metadaten kann eine Digital-Kamera allerdings nicht erfassen; diese erleichtern jedoch die Suche nach Bildern im eigenen Bestand. Doch wie findet man Bilder nach verschiedenen Kriterien?
- Wer hat das Foto gemacht?
- Welche Personen sind abgebildet?
- Bei welcher Ereignis entstanden die Bilder?
Wie kann ich die Metadaten aller Fotos auslesen und in einer Datei speichern?
Diese Aufgabe lässt sich mit dem Export der Metadaten aus XnView lösen. Dazu dort zum gewünschten Ordner – für die Erfassung der kompletten Sammlung also d:\foto – navigieren.
Mit dem Befehl
Erstellen > Dateiliste…
die Maske mit den Schlüsselworten
{Filename With Ext}|{EXIF:F-Number}|{EXIF:Exposure Time}|{EXIF:ISO Value}|{EXIF:Focal Length}|{EXIF:Make}|{EXIF:Model}
und mit den weiteren Parametern ausfüllen:
Ausgabeformat CSV Unterordner einbeziehen Nur Bilddateien Speichern unter…
Nun kann es durchaus einige Minuten dauern, bis die Exportdatei erstellt wird. Schließlich müssen alle Dateien geöffnet werden, um die Metadaten auszulesen. Vor der weiteren Verarbeitung müssen noch die umschließenden Anführungszeichen um jede Datenzeile entfernt werden. Dazu die CSV-Datei in PSPad öffen und mit
Suchen > Ersetzen
die Anführungszeichen durch eine leere Zeichenkette ersetzen, also löschen.
Dann sollte die Datei diese Struktur zeigen:
25-06-23@171028_wanderung-heidesee.jpg|6.3|1/320|200|50|Sony|A500|Max Müller, Elvira Thede, Erwin Kroll|Sport, Gruppe 24-05-21@110801_ausflug-zoo-hannover.jpg|5.6|1/100|100|35|Canon|EOS 70D|Familie|Tier, Spielplatz
Wie kommen die Exif-Metadaten in eine Tabellenkalkulation?
Für das Beispiel LibreOffice Calc geht das über den CSV-Import. Dazu die eben erzeugte CSV-Datei öffen. Im Importdialog gelten folgende Parameter:
Trennoptionen: Getrennt, Andere |
Nach erfolgreichem Import ersetze ich die Bezeichnungen der ersten Zeile wie folgt:
DATEI|F|SEK|ISO|MM|HERSTELLER|MODELL
Damit die numerischen Daten in den Spalten F, SEK und MM als Dezimalzahl erkannt werden (also 5,6 statt 5.6), muss dort noch der Punkt durch das Komma ersetzt werden.
Weitere Spaltenüberschriften ergänzen die Tabelle:
PERSONEN|STICHWORTE
Für die individuellen zu verfassenden Zusatzinfos, können natürlich nach persönlichen Anforderungen noch weitere Kategorien ergänzt werden: FOTOGRAF, ORT, EREIGNIS, LAT, LON etc. Aber das Prinzip und die konkrete Umsetzung in der Praxis sollten klar werden.
also zum Beispiel:
| DATEI | F | SEK | ISO | MM | HERSTELLER | MODELL | PERSONEN | STICHWORTE |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 25-06-23@171028_wanderung-heidesee.jpg | 6,3 | 1/320 | 200 | 50 | Sony | A500 | Max Müller, Elvira Thede, Erwin Kroll | Sport, Gruppe |
| 24-05-21@110801_ausflug-zoo-hannover.jpg | 5,6 | 1/100 | 100 | 35 | Canon | EOS 70D | Familie | Tier, Spielplatz |
Diese Tabelle muss natürlich ständig ergänzt und erweitert werden, was bei mir in monatlicher Folge geschieht. Natürlich braucht nicht jedes Foto weitere Angaben zum Inhalt, sondern erstmal nur dafür geeignete Fotos.
Wie kann ich jetzt nach verschiedenen Kriterien Fotos finden?
Die Suchfunktionen verstecken sich im Menü und sind erreichbar über die Menüfolge:
Daten > Weitere Filter > Standardfilter
Die Suchkriterien sind sehr mächtig, wie folgende Beispiele andeuten:
Brennweite mindestens 250 mm über die Abfrage: MM > 250
Belichtungszeit 1/1000 Sekunde und Blende höchstens 5,6 über die Abfrage: SEK Endet mit 1000 UND F <= 5,6
Mit Olaf Meyer oder Karin Schulz über die Abfrage: PERSONEN Enthält Olaf Meyer ODER PERSONEN Enthält Karin Schulz
Auf diese Weise behalten Sie stets die Übersicht in Ihrem Fotoarchiv und finden Fotos sogar über kombinierbare Suchabfragen. Der Aufwand lohnt sich!
Jürgen Eggers – 31. Oktober 2025
Kommentare
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Kommentar 1 bis 3 von 3
Vor 5 Jahren von Sven Eichler • Geising
Ich möchte meine Fotos neu sortieren und bin auf der Suche nach einem System, auf Ihre Seite gestoßen.
Die Beschreibung Ihres Ablage Systems hat mir sehr gut gefallen und mir sehr geholfen. Vielen Dank!
Ich hab gestern die ersten Fotos mit Xnview umbenannt, das klappt mit ihrer Formel tadellos.
Leider funktioniert die nur bei XnView und nicht bei Xnview MP.
Beide Programme hatte ich schon auf meinem PC, hatte sie aber noch nicht weiter benutzt.
Jetzt bin ich mir nicht sicher ob ich Fotos und Videos in getrennten Ordnern speichere oder zusammen.
Jetzt sind Fotos und Videos zusammen thematisch abgelegt.
Auf jeden Fall, hab ich noch viel Arbeit vor mir!
In der DDR war meine erste Spiegelreflexkamera eine Practica EXA 1C, danach hatte ich eine Practica BCS.
Seit Mitte der 90er Jahre fotografiere ich digital.
Vor 6 Jahren von Hermann • Düren
ja, auf die Fortsetzung Ihres Artikels freue ich mich auch schon. Bleiben Sie bitte dran :-)
ID 2Vor 6 Jahren von Hubert E. Reiter • Fürth
"Ordnung und Übersicht im digitalen Fotoarchiv"
Es kam nun das 2. Mal vor - unabhängig voneinander - , dass ich auf Ihre Foto-Ordnung-Seite gestoßen bin. Jedesmal habe ich Ideen davon mitgenommen, um (m)eine eigene Ordnungs-Struktur zu generieren.
Das Thema ist immer aktuell!
Hat man ein Konzept gefunden, ist es bei der nächsten Suche wieder falsch! :-)
Den wichtigsten Satz, den ich im Internet einmal zum lesen bekam, war, dass es KEINE "RICHTIGE", OPTIMALE und EINZIGARTIGE ARCHIVIERUNG GIBT.
(Ich schreibe hier nicht von Software, sondern vom Anlegen in Verzeichnis-Strukturen.)
Lange Rede, kurzer Sinn: Die Anregungen, die Sie geben, sind äußerst hilfreich - jedenfalls für mich!
In diesem Sinne, weiterhin viel Spaß beim archivieren, und dass diese Seite von mehreren Suchenden gefunden wird.
ID 1➽ Antwort von Jürgen Eggers:
Vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich arbeite derzeit an einer Erweiterung der Systematik und eine Verallgemeinerung für weitere Dokumenttypen.